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Konzeptpapier · Q2 2026

to-freefinance · Bridge-Layer

Mandanten gezielt aus BMD nach FreeFinance auslagern.

Stammdaten-Migration, bidirektionaler Sync und Reporting-Konsolidierung — für Kanzleien, die ihre digitale Mandantenbasis ausbauen wollen, ohne BMD als Master-System aufzugeben.

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01

Status quo

Sie kennen das Bild.

BMD NTCS ist und bleibt das Master-System für rund 95 % der Kanzleiarbeit: Lohn, Steuererklärung, Konsolidierung, Bilanz, berufsrechtliche Workflows. Für eine bestimmte Klasse von Mandanten passt es aber zunehmend nicht mehr — nicht weil BMD schwächer geworden wäre, sondern weil sich die Mandanten verändert haben.

Der E-Commerce-Mandant produziert Buchungsvolumen, das in der klassischen Kanzleibuchhaltung mehr Aufwand bindet als das Honorar trägt. Die jüngere EPU-Generation erwartet Cloud-Zugang, Belegfoto vom Smartphone, Echtzeit-Auswertung — Dinge, die FreeFinance nativ liefert. Und der Kanzlei droht beim Wechsel zu FreeFinance heute ein Alles-oder-Nichts-Risiko.

02

Was to-freefinance ist —
und was es nicht ist.

ist

Eine Bridge zwischen zwei vollwertigen Buchhaltungssystemen.

  • Initial-Migration: Mandantenstamm, Kontenrahmen, Steuerschlüssel-Mapping, Personenkonten, OP-Listen, Anlagenverzeichnis aus BMD nach FreeFinance — in Stunden statt Tagen.
  • Bidirektionaler Stammdaten-Sync: neue Konten oder Geschäftspartner werden in beiden Systemen konsistent gehalten, mit Audit-Trail und Konflikterkennung.
  • Reporting-Konsolidierung: periodische Buchungsübergabe FF → BMD für UVA, Jahresabschluss und Steuerberatungs-Workflows.
  • Erklärbar: jede Aktion mit nachvollziehbarem Audit-Log, geeignet für Betriebsprüfung nach § 131, 132 BAO.
ist nicht

Ein dritter Buchhaltungslayer.

  • Kein eigenes Buchungs-UI. Gebucht wird in BMD oder in FreeFinance. to-freefinance berührt keine Belege, sondern bewegt Daten zwischen den Systemen.
  • Kein BMD-Ersatz. Lohn, Steuererklärung, Bilanzanalyse, Konsolidierung bleiben dort, wo Sie sie heute haben.
  • Kein FreeFinance-Ersatz. OCR, Bankanbindung, FinanzOnline-Schnittstelle — alles wird durch FF erbracht, nicht ersetzt.
  • Kein Black Box. Sie sehen jeden Datensatz, jedes Mapping, jeden Sync-Vorgang — und können ihn anhalten, korrigieren, replayen.
03

Architektur

Zwei Systeme, eine Brücke, vier Datenströme.

Architekturdiagramm to-freefinance BMD NTCS und FreeFinance werden über die to-freefinance Bridge mit vier Datenströmen verbunden: Initial-Migration, Stammdaten-Sync, Reporting-Konsolidierung und Audit/Replay. BMD NTCS Mandantenstamm Kontenrahmen Steuerschlüssel Personenkonten Anlagen, OP Lohn, JA, USt MASTER · KANZLEI to-freefinance Mapping-Engine · Idempotenz Conflict-Resolver · Audit-Log Replay · Dry-Run BRIDGE · STATELESS FreeFinance Cloud-FIBU Bankanbindung OCR, Mobile Shop & Payment FinanzOnline Self-Service Mandant OPERATIV · MANDANT ① migration ② sync ⇄ ③ konsolidierung ① BMD → FF Initial ② Stammdaten-Sync bidirektional ③ FF → BMD Reporting
Stateless Bridge zwischen zwei vollwertigen FIBU-Systemen. Datenströme sind gerichtet, idempotent und auditierbar. Initial CSV-basiert (BMD-Schnittstelle FIBU01/FIBU04 sowie NTCS-Importmodelle), perspektivisch API-basiert.
04

Nutzen

Für die Kanzlei. Und für die Mandanten, die sie betreut.

Für die Kanzlei

a.

Skalierung ohne FTE-Aufbau

Eine geschulte Person betreut 30+ Mandanten in FreeFinance, statt drei davon in BMD-Handarbeit. Die Brücke ist der Skalierungshebel.

b.

Margenoptimierung

Mandanten an der unteren Honorargrenze werden ertragspositiv: weniger Buchungsstunden, gleiche Rechnung — oder günstiger plus Volumenabschluss.

c.

Differenzierung im Markt

Sie bieten jüngeren Mandanten und E-Commerce-Händlern, was sie verlangen — ohne Ihre Kanzleiinfrastruktur umzubauen.

d.

KI-Tauglichkeit

Cloud-FIBU ist die Plattform, auf der KI-Tools (Belegerkennung, Anomalie-Detection, Prognosen) ohnehin aufsetzen. BMD bleibt Compliance-Anker, FreeFinance wird Operations-Layer.

Für den Mandanten

a.

Cloud, Mobile, Self-Service

Belege per Smartphone-Foto, Echtzeit-Bankanbindung über PSD2, Belegarchiv jederzeit zugänglich. Kein Wartezimmer auf den Quartalsstand.

b.

Bessere Datenqualität

Native Schnittstellen zu Bank, Shop und Zahlungsdienstleister statt Excel-Reconciliation. Was automatisch fließt, wird nicht falsch abgetippt.

c.

Spürbar geringere Buchhaltungskosten

Ein E-Commerce-Mandant mit 500 Bestellungen pro Monat spart bei sauberer Automatisierung mehrere hundert Euro monatlich gegenüber dem heutigen manuellen Workflow.

d.

Echtzeit-Übersicht

Umsatz, USt-Last, offene Posten — sichtbar wann der Mandant es braucht, nicht wann der Steuerberater Zeit findet.

05

Auslagerungsmodi

Permanent oder hybrid — die strategische Grundsatzfrage.

Wir können einen Mandanten komplett in FreeFinance umziehen und BMD nur noch für Steuererklärung und Jahresabschluss nutzen. Oder wir lassen beide Systeme parallel laufen mit kontinuierlichem Sync. Beides ist sinnvoll — für unterschiedliche Mandantenprofile.

Modus A

Permanente Auslagerung

FreeFinance wird operatives System. BMD bleibt für Compliance.

Spricht dafür

  • Einmalige saubere Migration, danach keine Doppelpflege.
  • Niedriger laufender Betreuungsaufwand der Brücke.
  • Mandant bekommt klare Verantwortung in einem System.
  • Niedrigerer technischer Aufwand für die Bridge — schnellerer Marktstart.

Spricht dagegen

  • BMD verliert für diesen Mandanten die Datenhoheit über laufende Buchungen.
  • Quartals-/Jahresabschluss läuft über FF→BMD-Reportingstrecke — die muss verlässlich sein.

Geeignet für: E-Commerce-Mandanten, EPUs, kleinere KMU, Self-Booking-Mandanten.

Modus B

Hybridbetrieb

BMD bleibt Single-Source-of-Truth. FreeFinance ist Frontend für den Mandanten.

Spricht dafür

  • BMD bleibt zu 100 % datenhoheitlich. Maximale berufsrechtliche Kontrolle.
  • Mandant kann „weich" eingeführt werden, Rückkehr nach BMD jederzeit möglich.
  • Komplexe Mandantenstrukturen (mehrere Firmen, Konsolidierung) bleiben in BMD beherrschbar.

Spricht dagegen

  • Spürbar höherer technischer Aufwand: bidirektionaler Sync mit Konfliktauflösung.
  • Kosten/Lizenz für beide Systeme parallel.
  • Verantwortlichkeit bei Abweichungen muss vertraglich klar geregelt sein.

Geeignet für: komplexere Mandanten, Premium-Modell, regulierte Branchen.

Empfehlung für den Markteintritt: Modus A als Standardprodukt (E-Commerce-Mandanten, junge EPUs). Modus B als Premium-Variante, sobald die Bridge-Architektur stabil läuft. Phase 1 baut nur Modus A — damit ist 80 % des Werts erreicht bei 30 % der Komplexität.

06

Roadmap

Vier Phasen vom Konzept zum Produkt. Klassische Branchenansätze als Orientierung.

  1. P0 jetzt — 4 Wochen

    Validierung

    Konzept im Detail mit Steuerberater-Pilotpartner schärfen. Eine reale BMD-Exportdatei und ein FreeFinance-Test-Mandant beschaffen. Steuerschlüssel-Mapping als Tabellenwerk vorab dokumentieren. Pricing-Modell konturieren.

    Lieferung: Spec, Mapping-Dokument, LoI mit einer Pilotkanzlei.

  2. P1 2 — 3 Monate

    MVP — einseitige Migration

    BMD-CSV-Export einlesen (FIBU01/FIBU04, NTCS-Importmodelle), in FreeFinance-API schreiben. Stammdaten + Kontenrahmen + OP-Listen + Anlagen. Manuelles Steuerschlüssel-Mapping mit Vorschlagslogik. Dry-Run-Modus, Audit-Log, Replay. Ein Pilotmandant produktiv.

    Lieferung: Funktionsfähiges Tool für Modus A. Erster Mandant migriert.

  3. P2 3 — 4 Monate

    Reporting-Konsolidierung & Härtung

    Periodische FF→BMD-Übergabe für UVA/JA. Idempotency-Layer, Encoding-Robustheit, Conflict-Resolver mit Bulk-Fix. Mehrere Mandanten parallel. Sicherheitsaudit, Pen-Test-Light, DSGVO-Verfahrensdokumentation.

    Lieferung: Produktreife für 5 — 10 Pilotkanzleien.

  4. P3 6+ Monate

    Hybrid-Modus & Skalierung

    Bidirektionaler Sync für Modus B. KI-gestützte Mapping-Vorschläge auf historischen Buchungen. Multi-Kanzlei-Mandantentrennung. White-Label-Dashboard pro Kanzlei. Optional: BMD-API-Direktanbindung statt CSV.

    Lieferung: Plattform für 50+ Kanzleien, Premium-Modul für komplexe Mandanten.

Zu den Zeiträumen. Die obenstehenden Phasen folgen klassischen Branchenwerten — die Größenordnung, die jede seriöse Schätzung anlegen würde. In diesem Vorhaben werden sie durch zwei Faktoren spürbar verkürzt: KI-gestütztes Engineering (Code-, Test- und Mapping-Synthese, automatisierte Migrations-Logik) und eine erfahrene Projektleitung, die nicht zum ersten Mal eine Schnittstelle zwischen zwei produktiven Buchhaltungssystemen baut. Konkrete Zusagen werden im Pilotgespräch belastbar — nicht in einem Konzeptpapier.

↳

Stack & Compliance

Was unter der Haube läuft.

Backend

Node.js / TypeScript, NestJS-Modulith. Streaming-Parser für CSV (kein JSON.parse auf 200 MB-Dumps). PostgreSQL mit Mandanten-Partitionierung. Redis + BullMQ für Jobs mit Per-Mandant-Concurrency-Limit.

Datenintegrität

Idempotency-Keys per Hash über (mandantId, sourceSystem, externalId, version). Zwei-Phasen-Commit gegen Doppelbuchungen. Encoding-Detection für Windows-1252/ISO-8859-15 (BMD-Realität).

Frontend

React + Vite. Conflict-Resolver mit Bulk-Fix als Kern-UI. Editorial Information-Density, kein Dashboard-Spielzeug.

Sicherheit

Encryption-at-Rest für PII via pgcrypto. API-Keys in HashiCorp Vault. mTLS zwischen Services. PII-Scrubbing in Logs nach 30 Tagen.

Compliance

Aufbewahrung gem. § 131, 132 BAO. Append-only Audit-Log mit Hash-Chain. Verfahrensdokumentation für GoBD, sofern DE-Mandanten bedient.

Hosting

Datenstandort Österreich. Container-basiert, optional self-hosted in der Kanzlei. Auftragsverarbeitungsvertrag pro Steuerberater.

07

Reden wir.

Dies ist ein Konzeptpapier, kein fertiges Produkt. Ich suche eine Steuerberatungskanzlei, mit der wir Phase 0 gemeinsam durchspielen — ein realer Mandant, ein realer BMD-Export, eine realistische Erwartungshaltung an einen MVP.

Status
Konzept · Phase 0
Markt
Österreich · DACH-Erweiterung möglich
Modell
Co-Development mit Pilotkanzlei
Kontakt
hallo@nsi.at

— N. S. I.  · Konzept & Umsetzung